Chuyện hậu trường những chương trình trải nghiệm thú vị cho sinh viên FAI

Đứng sau hàng loạt các sự kiện đình đám ở FAI, các cán bộ tổ chức sự kiện cũng đã phải vượt qua nhiều khó khăn, thử thách trong giai đoạn học trực tuyến này để mang tới những chương trình bổ ích, có ý nghĩa với sinh viên. Mỗi chương trình lại có rất nhiều những câu chuyện hậu trường thú vị mà họ chưa từng bật mí. 

Đầu tư chất xám cho các sự kiện độc – lạ 

Theo chị Hà Vũ Tuyết Trà My, Cán bộ PR tại FPT Arena, điều khó khăn nhất khi tổ chức sự kiện trực tuyến làm sao để kết nối và kêu gọi nhiều sinh viên tham gia nhất có thể. “Chương trình của mình rất dễ bị trôi đi hoặc chìm lẫn giữa cả trăm sự kiện trực tuyến, làm các bạn đặt lên bàn cân so sánh chương trình nào hay hơn, hấp dẫn hơn mới tham gia. Do đó, chất xám team mình đầu tư từ A – Z cho từng sự kiện là rất nhiều, content cứ phải cập nhật theo giây luôn chứ không phải phút, giờ hay ngày nữa”, chị My tâm sự.

Cũng nhờ kinh nghiệm “chinh chiến” dày dặn với các sự kiện ở FPT Arena nói riêng và FAI Hà Nội nói chung, tính cầu toàn và sự cập nhật nhanh chóng đó, chị My và các đồng đội gần như đều trăm trận trăm thắng, chưa từng “bể show” dù trong bất cứ hoàn cảnh nào, kể cả giai đoạn trực tuyến này. Tuy vậy, cũng không ít lần chị My và team phải thay đổi, bổ sung, điều chỉnh lại về thời gian, con người ngay trước khi công bố sự kiện. 

Những chương trình ghi đậm dấu ấn của chị My có thể kể đến như Lễ Tôn vinh Sinh viên xuất sắc kỳ Spring 2021 online, Bói bài Tarot dạng livestream hay “đặc sản” của FAI Hà Nội là những chuỗi talkshow, giờ học với doanh nghiệp đa dạng chủ đề…

Mỗi sự kiện, chị My và đồng đội lại có vô vàn kỷ niệm đáng nhớ. “Cả team check số liên tục. Mấy chị em cứ í ới nhau xem đã có ai vào talk, vào live chưa, bao nhiều người xem rồi, đã đủ KPI chưa... Vừa vất vả cũng vừa vui. Nhưng đáng nhớ và đáng sợ nhất là trong một talkshow, không hiểu sao bị lọt thông tin link Zoom ra ngoài, diễn giả đang giảng bài thì có kẻ vào phá rối. Mấy chị em cuống cuồng remove tài khoản đó ngay. Dở khóc dở cười thực sự nhưng may không SV nào trong buổi talk rời đi hay trách móc BTC. Đó cũng là số talk đầu tiên mình gặp sự cố nên có hơi sốc, may mà kịp lấy lại tinh thần để xử lý nhanh chóng”, chị My hài hước kể. 

Cũng theo chị My, sinh viên ở FAI nói chung và FPT Arena nói riêng cực cá tính và có chất riêng nên các sự kiện cũng phải độc đáo thì mới thu hút các bạn được. “Nói về các sự kiện ở FPT Arena thì phải gọi là “chả giống ai”. Vì chẳng thế tìm thấy một sự kiện thứ 2 nào giống thế cả, ví dụ như việc sửa chữa lại cơ sở 264 Đội Cấn cũng sẽ tạo thành một event “ngày phá trường”, ai thích đập đâu thì đập giống như lời chia tay cơ sở cũ, chờ đón diện mạo mới sang xịn mịn hơn”.

Vì thế, kinh nghiệm của chị My khi tổ chức sự kiện online là nhất định phải có hình ảnh bắt mắt, concept độc lạ, trending. Đây cũng là điều các cán bộ truyền thông, sự kiện phải đầu tư chất xám nhiều nhất. 

Nhờ sự sáng tạo không ngừng đó, phản hồi từ sinh viên về các sự kiện do chị My và team tổ chức vẫn thường là “Trường mình tổ chức sự kiện đúng là 1-0-2”. “Thấy sinh viên share lại tin sự kiện cũng như enjoy lúc tham gia là mình thấy phấn khởi lắm rồi. Khi mọi thứ online, không thể nhìn mặt nhau hay chia sẻ cảm xúc, bất kỳ tín hiệu quan tâm từ SV cũng đủ để trở thành động lực “siêu to” cho mình và mọi người nỗ lực hơn, tiếp tục tổ chức nhiều sự kiện hơn”.

Lựa chọn chủ đề phù hợp với lộ trình học của sinh viên

Chị Nguyễn Thanh Tuyền, CB QHDN, FAI TP.HCM là “chủ xị” đứng sau hàng loạt các sự kiện đình đám ở FAI nên khi hỏi về những câu chuyện hậu trường, chị cực kỳ hào hứng: “Mình không thể quên sự kiện chủ đề: “Quản trị dự án với mô hình Agile Scrum” cho sinh viên FPT Aptech. Diễn giả chỉ dùng độc nhất 1 hình ảnh cho suốt buổi talk hôm đó. Trước đó team mình đã nhiều lần thuyết phục anh để cho file PDF đủ dài và chi tiết nhưng đều bị từ chối. Mình lo lắng đến mất ngủ hôm trước sự kiện diễn ra. Nhưng may mắn là diễn giả khá dày dặn kinh nghiệm nên buổi talk vẫn suôn sẻ và các bạn sinh viên cũng tương tác nhiệt tình. Và sau đó các bạn sinh viên đánh giá rất tốt và mong muốn gặp lại diễn giả thêm nhiều lần nữa.”

Một sự kiện khác cũng khiến chị Tuyền ấn tượng. Đó là talkshow “Cách làm chủ năng lực thiết kế 3D” cùng đại diện doanh nghiệp Shutlerock. “Diễn giả chia sẻ hoàn toàn bằng tiếng Anh với nhiều thuật ngữ chuyên môn nhưng các bạn sinh viên FAI luôn tự tin trả lời trước các câu hỏi từ diễn giả và đặt câu hỏi, tương tác liên tục. Hôm đấy “cháy quá cháy” nên bị quá giờ thêm gần một tiếng rưỡi đồng hồ liền”, chị Tuyền kể. 

Dẫu vậy, chị Tuyền và các đồng đội của mình cũng gặp không ít khó khăn khi tổ chức sự kiện giai đoạn trực tuyến này. Một bộ phận không nhỏ sinh viên vừa học vừa làm nên việc sắp xếp thời gian sự kiện cần cân nhắc rất nhiều. Học online, làm online rồi tham gia sự kiện online, rất khó tránh tình trạng “bội thực” ở người học. Điều này khiến các cán bộ tổ chức sự kiện như chị Tuyền phải đầu tư làm mới từ nội dung, hình ảnh truyền thông đến xây dựng kịch bản các sự kiện một cách chặt chẽ hơn.

Một khó khăn khác là việc liên kết với doanh nghiệp cũng gặp không ít trở ngại. Có diễn giả chất lượng, nội dung hay nhưng lại... vướng Covid khiến nhiều sự kiện phải hoãn lại. 

Đối diện với những trường hợp như thế, chị Tuyền và đồng đội thường có nhiều điều chỉnh diễn ra cùng một lúc: thông báo cho lớp học (thuộc đối tượng lớp có giờ học doanh nghiệp) và gửi mail cho tất cả sinh viên về việc hủy sự kiện, bắt tay ngay vào những hoạt động mini game nhỏ và sự kiện khác…

Chia sẻ về bí kíp làm sự kiện, chị Tuyền cho biết, mình và team luôn tập trung đưa những sự kiện thiết thực, phù hợp với lộ trình học của sinh viên FAI. Vì hệ đào tạo tại FAI ngắn (chỉ khoảng 2 năm) nên sẽ tập trung vào kiến thức chuyên môn, các kỹ năng nghề nghiệp và kỹ năng mềm quan trọng cho từng đối tượng cụ thể. Có 4 học kỳ thì trọng tâm, mỗi học kỳ sẽ là từng phần riêng biệt. “Theo đó, mình và team sẽ mang đến các sự kiện thích hợp ở từng giai đoạn. Ví dụ như học kỳ 3 của FPT Arena là về 3D thì mình sẽ lựa chọn các chủ đề sự kiện chuyên sâu về 3D để triển khai các giờ học doanh nghiệp. Còn đối với kỹ năng mềm sẽ tập trung các kỹ năng thiết yếu giúp các bạn có quá trình học tập, làm đồ án hiệu quả... và cả phục vụ cho công việc sau này: teamwork, giao tiếp, thuyết trình… ngay từ học kỳ 1”. 

Chị Tuyền cũng cho biết thêm, việc lắng nghe ý kiến từ sinh viên và giảng viên là rất quan trọng. Ngoài việc kết nối lựa chọn doanh nghiệp “chuẩn xịn” thì quá trình xây dựng kịch bản sự kiện online cũng cần khắt khe hơn, chặt chẽ hơn. “Việc có thêm minigame với các câu hỏi kiến thức kèm phần quà nho nhỏ cũng khiến các bạn vui hơn. Nhưng kỳ thực là sinh viên FAI hầu hết đều chú trọng những kiến thức nội dung từ diễn giả, cách truyền đạt hay hơn là các phần quà”. 

Làm việc hết mình, không ngừng học hỏi

Phụ trách việc tổ chức các sự kiện PDP, chị Lê Thuỵ Huỳnh Như, CB QHDN FAI TP.HCM cho biết, những sự kiện mang tính cộng đồng, bắt buộc cần tổ chức offline như hiến máu nhân đạo, làm tình nguyện… đều không thực hiện được. 

Do đặc thù khung chương trình đào tạo ở FAI nên mỗi năm lễ Tốt nghiệp chỉ tổ chức 1 lần duy nhất vào cuối tháng 7. Tuy năm nay đã lên kế hoạch tổ chức online, khâu chuẩn bị gần như hoàn thiện, chị Như và cả team vẫn phải hủy bỏ do tình hình dịch bệnh tại thành phố căng thẳng.

Dù vậy, chị và các đồng đội vẫn cố gắng, nỗ lực gấp nhiều lần để vượt qua những khó khăn đó, mang tới nhiều sự kiện thú vị cho sinh viên trong giai đoạn học trực tuyến này như: Mini game “1001 khoảnh khắc chống dịch”, chuỗi sự kiện đào tạo kỹ năng mềm, sự kiện Tôn vinh Sinh viên Xuất sắc kỳ Summer 2021, mini game Giờ vàng “Click như chớp”  - sự kiện dành cho 20/11, mini game “Họa giáo”, chuỗi sự kiện Giờ học Doanh nghiệp cho từng ngành học của FAI… Sự kiện nào cũng được sinh viên hào hứng tham gia.

“Có kỷ niệm khá là muốn “độn thổ” của mình khi làm MC trong sự kiện Tôn vinh SV xuất sắc, mình nhớ có bạn tên là Hương Giang đạt danh hiệu SV xuất sắc nhưng có lẽ do căng thẳng, mình lại xướng tên Hương Ly, mình gọi mãi không ai lên tiếng cho đến khi đồng đội của mình nhắc mới biết là nhầm tên mất rồi (cười)”, chị Huỳnh Như kể. 

Giai đoạn này, chị Như và team đa phần tập trung vào các sự kiện online về giờ học doanh nghiệp và kỹ năng mềm. Cũng theo chị Như, phải để sinh viên thấy được lợi ích mà sự kiện đem lại, thấy cần, thấy thú vị thì họ mới tham gia. Có như thế sự kiện mới thành công. “Mình cũng chẳng có bí kíp gì đâu, chỉ đơn giản là làm việc hết mình và không ngừng học hỏi thôi”, chị kể. 

Những sự kiện online tại FAI nói riêng và FPT Edu nói chung, nhìn có vẻ đơn giản nhưng thực ra đòi hỏi các cán bộ tổ chức phải đầu tư công sức lẫn chất xám nhiều hơn bình thường. Họ phải trải qua nhiều trăn trở, vượt nhiều khó khăn để đổi lại những giờ phút sinh viên thoải mái trải nghiệm sự kiện và có cơ hội tích lũy thêm kiến thức, kỹ năng ngay trong giai đoạn học trực tuyến.

Khánh Như

Tổ chức Giáo dục FPT – fpt.edu.vn