5 cách để giảm thiểu tối đa sự xao nhãng nơi làm việc

27/12/2015

Hải Nam

1423

Các nghiên cứu tiếp tục lật tẩy bí ẩn đằng sau việc những người tự nhận mình đa nhiệm có thể làm được nhiều việc cùng lúc. Bộ não con người đơn giản không phải được thiết kế để hoạt động theo kiểu đó. Cố gắng phân chia sự tập trung vào các nhiệm vụ khác nhau chỉ gia tăng stress và giảm khả năng làm việc mà thôi.

Thật không may hầu hết các nơi làm việc đều dễ gây xao lãng. Khả năng tập trung cao để đem lại kết quả tốt và hứng thú làm việc bị giảm xuống khi quá trình làm việc dễ dàng bị gián đoạn. Những bằng chứng về khả năng tập trung dễ bị ảnh hưởng của chúng ta ngày càng tăng. Một tiếng điện thoại kêu sẽ gây thiệt hại lớn đến năng suất làm việc, hay thậm chí điện thoại rung cũng có thể ảnh hưởng đến dòng suy nghĩ của bạn. Nếu bằng chứng này còn chưa đủ, nhiều nghiên cứu khác chỉ ra rằng sự hiện diện của một chiếc điện thoại hủy hoại sự tập trung của chúng ta và làm suy yếu mối liên hệ giữa các cá nhân với nhau.

Cố gắng phân chia sự tập trung vào các nhiệm vụ khác nhau chỉ gia tăng stress và giảm khả năng làm việc mà thôi (Ảnh minh họa)

Những sự gián đoạn dai dẳng ấy trở nên đặc biệt nguy hiểm khi bạn không nhận thức được mọi thứ xung quanh đóng vai trò cực kì to lớn trong việc định hình suy nghĩ, cảm xúc và lựa chọn của bạn. Đây chính là ảnh hưởng vô thức của môi trường. Hãy nghĩ đến lần cuối cùng bạn đọc sách trên một chuyến bay. Khi mặt trời lặn và khoang máy bay tối dần, bạn bắt đầu cố gắng để nhìn thấy chữ trên trang sách. Sự thay đổi dần dần của môi trường xảy ra ngoài nhận thức khiến bạn không nghĩ đến việc bật đèn.

Những sự xao nhãng ở công sở hiện đại thường thuộc về tiềm thức. Ví dụ, tiếng chuông báo có email phù hợp với cảm giác lo lắng và tò mò. Để xoa dịu sự khó chịu đó, nhiều người dừng việc xử lý một nhiệm vụ quan trọng để kiểm tra tin nhắn hoặc điện thoại. Trong khi có lẽ họ không hề thích sự gián đoạn ấy, khá ít người cân nhắc họ có thể kiểm soát nó bằng cách đặt điện thoại ở chế độ yên lặng – hoặc khá hơn, đặt điện thoại ở chế độ yên lặng và để nó vào túi xách, ví tiền hoặc ngăn kéo, ra khỏi tầm nhìn.

Sẽ không hiệu quả nếu bạn cố gắng chịu đựng và cố gắng phớt lờ những sự gián đoạn khó chịu đó. Dưới đây là năm cách để kiểm soát môi trường xung quanh bạn:

Kiểm soát cảm xúc. Hãy thử thí nghiệm nhỏ này: mười lần tiếp theo bạn cho phép bản thân mình bị xao lãng, ngừng lại và tự hỏi bản thân cảm giác như thế nào ngay trước khi đổi nhiệm vụ. Hầu hết sự xao lãng của chúng ta là phản ứng gây nghiện – chiến thuật để tránh những cảm xúc không thoải mái.

Trong một thí nghiệm nhỏ, nhiều sinh viên đại học được yêu cầu ghi chép lại sự xao lãng của mình và hơn 90% việc đổi nhiệm vụ là một phản ứng đối với cảm giác lo lắng, nhàm chán hoặc cô đơn. Nhận thức rõ ràng hơn về động cơ dẫn tới phản ứng đối với sự xao lãng sẽ giúp bạn xây dựng những chiến lược tốt hơn để kiểm soát cảm xúc của mình – và để kháng cự lại email hay tiếng chuông điện ấy.

Giải quyết những vấn đề đơn giản trước. Sự lo lắng vô thức về những nhiệm vụ chưa hoàn thành dễ khiến bạn xao lãng. Thay vì để lo lắng kiểm soát bản thân bạn hãy thử tập trung bằng cách giải quyết nhanh chóng một vài nhiệm vụ có tính phức tạp thấp nhưng khiến bạn lo âu nhiều ở trong danh sách. Bất kì điều gì chưa hoàn thành trong danh sách những-việc-cần-làm cũng khiến bạn phải bận tâm. Và điều thú vị là, như David Allen chỉ ra trong cuốn sách của anh ấy “Getting things done”, những nhiệm vụ có độ phức tạp thấp khiến bạn chú ý ở mức độ khác nhau lại luôn làm bạn phải tập trung vào chúng.

Ví dụ việc “tìm ra thuốc chữa bệnh ung thư” thu hút sự chú ý của bạn hơn là việc “sắp xếp một cuộc hẹn ăn trưa với sếp”. Tuy nhiên, nhiệm vụ thứ hai thường gây chú ý nhiều hơn cần thiết. Do đó bạn hãy giải quyết nhanh chóng những nhiệm vụ chỉ cần ít hơn hai phút để hoàn thành trước khi tập trung vào việc tìm thuốc chữa bệnh ung thư.

Xây dựng không gian yên tĩnh. Hãy dành thời gian và không gian để tập trung. Bạn cần biết khi nào là thời gian làm việc năng suất nhất của mình trong ngày, sau đó lên kế hoạch cho từng khoảng thời gian để làm việc tập trung vào những nhiệm vụ phức tạp. Bạn không chỉ cần lập kế hoạch thời gian mà còn còn tạo ra một không gian yên tĩnh. Hãy tắt điện thoại, chuông báo, và thậm chí là kết nối internet nếu bạn có thể. Tự tạo ra một ốc đảo tạm thời và tận hưởng không gian đó. Ban đầu bạn có thể khá khó chịu những hãy thật kiên trì.

Xây dựng “cơ bắp” của sự chú ý. Chú ý cũng là một loại cơ bắp và sự xao lãng là bằng chứng cơ bắp ấy đang bị hao mòn và kém phát triển. Nhưng cơ bắp càng to lớn bao nhiêu thì bạn càng tập trung vào một nhiệm vụ trong thời gian dài bấy nhiêu. Trong cuốn sách “Abraham Lincoln”, Carl Sandburg chia sẻ một câu chuyện tương tự: Một người quan sát thấy Lincoln ngồi trên một khúc gỗ, mải mê suy nghĩ một vấn đề đặc biệt khó khăn. Nhiều giờ sau đó, người này vẫn thấy Lincoln ngồi đó. Bỗng nhiên, ông ta đứng dậy và quay về nơi làm việc. Lincoln có khả năng ngồi xuống đủ lâu để suy ngẫm một vấn đề cho đến tìm ra lời giải. Hãy kiên nhẫn khi cơ bắp của bạn phát triển. Xác định xem bạn tập trung được bao lâu và tự cho phép bản thân tăng dần khoảng không gian yên tĩnh để phù hợp với khả năng của bạn.

Bạn cũng có thể xây dựng cơ bắp bằng cách sử dụng thời gian lái xe của mình ngồi xuống và để đầu óc tự phân loại và đem các ý tưởng đến với bạn. Hãy tắt tất cả các thiết bị thông tin, để đầu óc thư giãn và theo lịch trình tự nhiên trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu bạn thấy khó khăn hãy thử khoảng năm phút sau đó tăng thêm thời gian khi bạn khám quá ra giá trị sáng tạo và trị liệu của sự yên lặng.

Ra ngoài đi dạo. Nếu môi trường công sở rất khó để loại bỏ được sự xao lãng, bạn hãy lên một kế hoạch đi dạo. Hãy mang theo một vấn đề thật quan trọng và thú vị khi bạn đi dạo. Di chuyển cơ thể có thể bổ trợ cho hoạt động trí óc. Bạn sẽ ít khi bị xao lãng khi đang chuyển động.

Bạn không cần thiết phải biết xem liệu thế giới theo định hướng gây xao nhãng của chúng ta đang ảnh hưởng đến mình hay không. Bạn chỉ cần biết mình có hai lựa chọn: kiểm soát những sự xao nhãng ấy hoặc để chúng kiểm soát bạn. Nếu bạn để điều thứ hai xảy ra, nó sẽ phá hủy hiệu quả công việc, tăng stress và làm suy yếu khả năng tập trung chú ý của bạn.

Nhưng không phải lúc nào mọi chuyện cũng như vậy. Nếu bạn có thể kiểm soát những thứ đang kiểm soát bạn, bạn có thể khai thác được nhiều lợi ích từ thế giới trực tuyến của chúng ta mà không phải chịu nhiều tổn thất.

Minh Thúy (Dịch từ Harvard Business Review)

Khối Giáo dục FPT – fpt.edu.vn